Aprende a crear un sistema de Facturación e Impuestos en Notion que te ayude a calcular de forma automática el IVA, retenciones fiscales e impuestos a la hora de crear una factura.

Esta plantilla en Notion calcula los porcentajes en base a los diferentes países del mundo y la carga fiscal que tienes en cada uno de ellos dependiendo de tu país de residencia. Así al tener un precio unitario, podrás conocer el IVA, IRPF (retenciones), total, impuestos y ganancias en cada factura que registres en Notion de forma automática.

Es una versión muy simplificada de facturación, impuestos y contabilidad. Si buscas algo mas avanzado, mira Notion MAX.

  • Crear tres bases de datos relacionadas: Países, Empresas y Facturas.
  • Definir el IVA, el IRPF y los impuestos reales de cada país.
  • Hacer que cada factura herede automáticamente los porcentajes correctos según la empresa y el país.
  • Calcular IVA, IRPF, total, impuestos y ganancias con fórmulas, sin tocar una calculadora.

Tres bases de datos: Países, Empresas y Facturas

El sistema se apoya en tres bases de datos relacionadas entre sí. Países guarda el porcentaje de IVA, IRPF e impuestos que corresponde a cada país — estos números no se inventan: lo correcto es confirmarlos con tu gestoría o directamente con Hacienda, porque cambian de un país a otro y de una facturación nacional a una internacional. Empresas registra a tus clientes y se relaciona con Países para saber a qué país pertenece cada uno. Facturas es donde se crea cada factura nueva, relacionada con la empresa a la que se le factura.

Cómo viaja el IVA correcto hasta cada factura

Gracias a la cadena de relaciones, al seleccionar una empresa en una factura nueva, Notion ya sabe a qué país pertenece esa empresa y aplica automáticamente el IVA, el IRPF y los impuestos que correspondan a ese país. Si una empresa se queda sin relacionar con ningún país, pierde esa información y la factura no puede calcular nada — por eso la relación Países → Empresas → Facturas tiene que estar completa para que el sistema funcione.

Lo único que rellenas a mano

Con la estructura ya montada, crear una factura se reduce a cuatro datos: el número de factura, la empresa a la que corresponde, la fecha y el precio unitario. El IVA, el IRPF, el total, los impuestos y las ganancias se calculan solos con fórmulas, incluso si tienes varias empresas en distintos países facturando cantidades distintas al mismo tiempo.

A continuación tienes todas las formulas Notion utilizadas para que puedas copiarlas, modificarlas y utilizarlas en tus bases de datos en Notion. Para que estas tres bases de datos de Facturación e Impuestos en Notion te funcionen correctamente, tienes que modificar las formulas y utilizar los nombres correctos que establezcas en tus columnas o propiedades en Notion.

Fórmula para País Espejo

prop("Países")

Fórmula para IVA

if(
  prop("País Espejo") == "España", prop("Precio Unitario") * 0.21,
  if(prop("País Espejo") == "Estados Unidos", prop("Precio Unitario") * 0.1,
  if(prop("País Espejo") == "Inglaterra", prop("Precio Unitario") * 0,
  if(prop("País Espejo") == "México", prop("Precio Unitario") * 0.15, 0))))

Fórmula para IRPF

if(
  prop("País Espejo") == "España", prop("Precio Unitario") * 0.1,
  if(prop("País Espejo") == "Estados Unidos", prop("Precio Unitario") * 0,
  if(prop("País Espejo") == "Inglaterra", prop("Precio Unitario") * 0,
  if(prop("País Espejo") == "México", prop("Precio Unitario") * 0.05, 0))))

Fórmula para Total

prop("Precio Unitario") + prop("IVA") - prop("IRPF")

Fórmula para Impuestos

if(
  prop("País Espejo") == "España", prop("Precio Unitario") * 0.2,
  if(prop("País Espejo") == "Estados Unidos", prop("Precio Unitario") * 0.1,
  if(prop("País Espejo") == "Inglaterra", prop("Precio Unitario") * 0.15,
  if(prop("País Espejo") == "México", prop("Precio Unitario") * 0.1, 0))))

Fórmula para Ganancias

prop("Total") - prop("IVA") - prop("Impuestos")