Cada video que publicas pasa por el mismo proceso: guion, grabación, edición, subida, descripción, etiquetas, revisión y publicación. Si lo haces manualmente cada vez, pierdes tiempo repitiendo lo mismo. En este tutorial construimos un sistema en Notion con tres bases de datos relacionadas y un botón que genera todas las tareas de producción con un solo clic — tanto si eres YouTuber como si creas contenido para cualquier otra plataforma.
Lo que aprenderás a construir:
- Tres bases de datos relacionadas entre sí: Videos, Tareas y Patrocinadores
- Rollups y fórmulas para ver el progreso de cada video
- Vistas filtradas que muestran exactamente en qué estado está cada video
- Un botón de automatización que crea las tareas necesarias con un clic
Las tres bases de datos
El sistema parte de tres bases de datos que viven en una página aparte. Mantenerlas separadas del área de trabajo evita borrar datos por accidente — siempre se trabaja desde vistas enlazadas, nunca desde las bases originales.
Videos — el eje central del sistema. Cada video tiene: título, thumbnail (imagen de portada), categoría, tipo de video, fecha de publicación y URL de YouTube (que se añade cuando ya está publicado).
Tareas — todo lo que hay que hacer para completar un video. Cada tarea tiene nombre, checkbox de completada y fecha límite. Las tareas siempre van asociadas a un video específico.
Patrocinadores — los datos de cada marca que patrocina videos: logotipo, nombre del contacto, teléfono, email y web. Útil para saber de un vistazo qué patrocinador tiene cada video.
Relacionar las bases de datos
Con las bases de datos creadas, hay que conectarlas entre sí con relaciones bidireccionales:
- Videos ↔ Patrocinadores — para saber qué marca patrocina cada video y qué videos ha patrocinado cada marca
- Videos ↔ Tareas — para asociar cada tarea a su video y ver desde cada video qué tareas le corresponden
Una vez creadas las relaciones, se añaden tres propiedades calculadas en la base de datos de Videos:
- Rollup de pendientes — cuenta cuántas tareas de ese video tienen el checkbox sin marcar
- Rollup de publicado — muestra el porcentaje de tareas completadas (0 a 1, donde 1 = 100%)
- Fórmula “X pendientes” — convierte el número de pendientes a texto para mostrarlo en las tarjetas de la galería
La página principal
La página de trabajo tiene dos elementos en columnas:
Calendario de tareas — vista enlazada de la base de datos de Tareas en formato calendario. Muestra todas las tareas con sus fechas para tener la producción planificada de un vistazo.
Galería de videos activos — vista enlazada de Videos en formato galería, filtrada para mostrar únicamente los videos con pendientes mayor a cero. Cada tarjeta muestra el thumbnail, el título, la fecha de publicación y cuántas tareas quedan. Cuando un video no tiene tareas pendientes desaparece de esta vista.
Gestionar videos: las seis vistas
Dentro de una sección “Gestionar videos” se crean seis vistas filtradas de la misma base de datos de Videos para ver el estado exacto de cada video:
- Activos — videos con tareas pendientes (pendientes > 0). Son los que están en producción ahora mismo.
- Sin thumbnail — videos activos que todavía no tienen imagen de portada asignada. Filtro doble: pendientes > 0 y thumbnail vacío.
- Siguientes — videos planificados pero sin tareas todavía. Filtro: pendientes = 0 y fecha de publicación no vacía. Son los próximos en los que habrá que empezar a trabajar.
- Ideas — videos en categoría “idea”, sin fecha ni tareas. El banco de ideas pendientes de planificar.
- Publicados — videos donde el porcentaje de completadas llega al 100% (valor = 1 en Notion).
- Todos — sin filtro. La vista completa del catálogo.
Cada vista de galería muestra el thumbnail como imagen de portada en lugar del contenido de la página.
El botón de automatización
Esta es la parte central del sistema. Dentro de la plantilla de cada video se configura un botón llamado “Generar tareas para este video”. Al hacer clic, crea automáticamente ocho tareas en la base de datos de Tareas, cada una asociada al video en cuestión y con fecha de hoy:
- Guion del video
- Grabar el video
- Editar el video
- Subir el video
- Descripción del video
- Etiquetas del video
- Aprobar el video
- Publicar el video
La clave técnica es que cada tarea generada se asocia automáticamente al video actual — Notion permite usar “esta página” como autorreferencia dentro de las acciones del botón. Sin eso, las tareas se crearían sueltas sin relación con ningún video.
La plantilla también incluye por defecto: una vista de tareas filtrada para mostrar solo las de ese video, un campo de descripción, un campo de etiquetas y un campo de guion.
Descargar la plantilla ya construida
Si prefieres no construirlo desde cero, puedes descargar la versión ya configurada con las tres bases de datos relacionadas, las seis vistas filtradas y el botón de automatización listo para usar.
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