Un calendario editorial necesita responder dos preguntas distintas: qué hay que crear y qué hay que publicar, y no siempre las hace la misma persona en la misma fecha. Con una sola base de datos en Notion y varias vistas enlazadas se puede tener un calendario de creación, uno de publicación, y todas las vistas filtradas que el equipo necesite — todo leyendo de la misma información.

  • Crear una base de datos enlazada en Notion.
  • Crear distintas vistas a partir de esa misma base de datos.
  • Crear filtros para mostrar solo lo pendiente o solo lo que ya está listo.

La base de datos original

La base de datos original guarda toda la información de cada publicación: el nombre, a qué tema pertenece (festivos, estacional, promociones…), en qué redes sociales va a publicarse, quién la crea y quién la publica, una imagen o vídeo asociado, dos fechas —una de creación y otra de publicación— y dos checkboxes independientes para marcar cuándo está creada y cuándo está publicada. Separar creador y publicador tiene sentido en cuanto el equipo crece: quien diseña el contenido no siempre es quien lo sube a cada red.

Trabaja siempre desde vistas enlazadas, nunca desde la original

Es buena práctica mover la base de datos original a una página aparte (por ejemplo, “Bases de datos”) y construir el calendario completo con vistas enlazadas de esa base — el icono de flecha que aparece junto al nombre indica que es un enlace, no la base original. Eliminar una vista enlazada o una de sus pestañas no borra ningún dato; eliminar la base de datos original sí lo borra todo. Trabajar siempre desde vistas enlazadas evita perder información por accidente.

Un calendario para crear, otro para publicar

Como cada publicación tiene dos fechas distintas, hacen falta dos vistas de calendario: una configurada para mostrar la fecha de creación y otra para mostrar la fecha de publicación. Son vistas distintas de la misma base de datos, así que cualquier cambio en una publicación se refleja en ambas — solo cambia qué fecha usa cada calendario para colocarla en el día correspondiente.

Pendientes y listas: filtros que ocultan sin borrar

Una vista de “pendientes por crear” filtrada por el checkbox de creada (sin marcar) muestra solo lo que falta por hacer; en cuanto se marca como creada, desaparece de esa vista — pero sigue existiendo en la base de datos original y en cualquier otra vista general. Lo mismo aplica a “pendientes por publicar” con el checkbox de publicada.

Una vista de galería para “listas para publicar” puede combinar dos condiciones a la vez: que esté marcada como creada y que ya tenga una imagen o vídeo subido. Esto detecta justo el caso que suele pasar desapercibido — contenido que ya se marcó como creado pero al que se le olvidó subir la imagen, y que por tanto todavía no está realmente listo para publicarse.

Vistas por persona y por tema

La misma base de datos admite tantas vistas filtradas como haga falta: una por persona, para que cada miembro del equipo vea solo lo que le toca crear o publicar a él; otra por tema, para revisar de un vistazo todo lo relacionado con festivos, una temporada o una promoción concreta. Ninguna de estas vistas duplica información — todas leen y escriben en la misma base de datos original.

Si quieres profundizar en cómo funcionan los filtros y las plantillas de base de datos que hacen posible todo esto, el tutorial de Filtros, Vistas y Plantillas en Bases de Datos de Notion es el complemento natural de este.