Una misma base de datos en Notion se puede mostrar, filtrar, ocultar y rellenar de formas completamente distintas sin duplicar ni un solo dato. Ese es el truco detrás de los sistemas que parecen complejos pero apenas piden esfuerzo para mantenerse al día: varias vistas de la misma base de datos, cada una con sus propios filtros y su propia plantilla.

  • Crear varias vistas a partir de una misma base de datos.
  • Usar filtros para que cada vista preseleccione valores de forma automática.
  • Ocultar columnas en una vista sin afectar a la base de datos original.
  • Crear plantillas de base de datos con valores ya predefinidos.
  • Combinar vistas, filtros y plantillas para rellenar información casi sin escribir.

El ejemplo del video usa la Plantilla para Finanzas de Empresa en Notion, pero la lógica sirve para cualquier base de datos: gastos, proyectos, tareas o lo que necesites gestionar.

Vistas que preseleccionan valores con filtros

Si sabes que en una vista concreta siempre vas a usar el mismo tipo de IVA, la misma cuenta o la misma categoría, puedes crear una vista filtrada por ese valor. Todo lo que crees dentro de esa vista lleva ese valor asignado de forma automática, sin que tengas que seleccionarlo cada vez.

Por ejemplo, una vista filtrada por “Tipo de IVA = 21%” no solo muestra los gastos que ya tienen ese IVA — también hace que cualquier gasto nuevo creado ahí mismo se cree directamente con el 21% aplicado. Puedes tener una vista por cada tipo de IVA, por cada cuenta o por cualquier combinación que necesites, y todas leen y escriben en la misma base de datos.

Ocultar columnas sin perder información

Cada vista puede mostrar solo las columnas que te interesan en ese contexto. Si solo quieres revisar el estado de tus gastos, puedes ocultar el resto de propiedades y dejar visible únicamente esa columna — útil para detectar de un vistazo qué elementos tienen algún dato incompleto.

Ocultar una columna en una vista no la borra de la base de datos, y eliminar una vista tampoco borra los datos que muestra: una vista es solo una forma de mirar la información, nunca la información en sí.

Plantillas de base de datos: crear con un clic

Además de las vistas y los filtros, Notion permite crear plantillas dentro de una base de datos — distintas a las plantillas completas que se compran o se duplican. Se accede a ellas con la flecha junto al botón “Nuevo”, y cada una puede traer ya rellenos los valores que se repiten siempre: el tipo de IVA, la cuenta de la que sale el dinero, la categoría o cualquier otra propiedad fija.

Al usar una de estas plantillas solo falta completar lo que realmente cambia cada vez, normalmente la cantidad y el mes. Todo lo demás ya viene asignado.

La combinación que ahorra más tiempo

Vista con filtro más plantilla de base de datos es la combinación más potente: una vista ya filtrada por los valores que siempre usas, con una plantilla que los rellena automáticamente al crear un elemento nuevo. El resultado es que en algunas vistas casi no tienes que escribir nada salvo la cantidad.

Esta misma lógica funciona igual con gastos, ingresos, proyectos o tareas — cualquier base de datos en Notion se puede dividir en tantas vistas como necesites sin tocar la estructura original.

Si quieres seguir personalizando lo que ya tienes construido, mira también Cómo Modificar Plantillas en Bases de Datos Notion.