En nuestro sistema Notion MAX incluimos un calendario de tareas, y nos han llegado varias preguntas sobre cómo construirlo desde cero o integrarlo en otro sistema. La forma más sencilla de explicarlo es montándolo paso a paso con una sola base de datos y tres vistas distintas de la misma información.

  • Crear la base de datos con las propiedades esenciales de una tarea.
  • Crear una vista de calendario a partir de esa misma base de datos.
  • Separar tareas pendientes y terminadas sin duplicar información.
  • Crear y reprogramar tareas directamente desde el calendario.

La base de datos y sus propiedades

Todo parte de una sola base de datos en vista de tabla, con las propiedades necesarias para gestionar tareas: el nombre de la tarea, una fecha de entrega, un responsable (propiedad de tipo persona) y un proyecto (propiedad de selección) al que pertenece cada tarea. Un checkbox de “terminada” permite marcarla como completada con un clic.

La misma información, tres vistas distintas

A partir de esa base de datos se crean tres vistas más, todas mostrando la misma información de formas distintas:

  • Una vista de calendario, que usa la fecha de entrega para colocar cada tarea en su día correspondiente.
  • Una vista de pendientes, filtrada para mostrar solo las tareas donde “terminada” no está marcada.
  • Una vista de terminadas, con el filtro opuesto: solo las que ya están marcadas como completadas.

Como todas leen la misma base de datos, marcar una tarea como terminada la hace desaparecer de pendientes y aparecer en terminadas de forma automática, sin que tengas que mover ni copiar nada.

Aplicar el mismo filtro al calendario

Por defecto, el calendario muestra todas las tareas sin importar si están terminadas o no. Aplicando el mismo filtro de “terminada no marcada” que usaste en la vista de pendientes, las tareas completadas desaparecen también del calendario — así solo ves ahí lo que realmente queda por hacer.

Crear y reprogramar tareas desde el calendario

Dentro del calendario puedes crear una tarea nueva directamente en cualquier fecha con un clic, y la fecha de entrega se asigna automáticamente. Si una tarea cambia de fecha, basta con arrastrarla al nuevo día — útil para repartir mejor la carga de trabajo cuando ves demasiadas tareas acumuladas en un mismo día.

¿Quieres extenderlo más?

Este calendario con tres vistas cubre la mayoría de los casos de uso diario. Si quieres que Proyecto y Responsable sean bases de datos completas y relacionadas, en lugar de una simple selección, el tutorial de Crea un Gestor de Proyectos y Tareas en Notion es el siguiente paso natural.