Con dos bases de datos relacionadas —Proyectos y Tareas— y una plantilla bien configurada, cada proyecto nuevo que crees puede mostrar automáticamente solo sus propias tareas pendientes, sin que tengas que filtrar nada a mano cada vez.

  • Crear bases de datos independientes en Notion.
  • Relacionar dos bases de datos para que cada tarea sepa a qué proyecto pertenece.
  • Crear vistas de calendario y de galería a partir de esas bases.
  • Crear una plantilla que filtre automáticamente las tareas de cada proyecto.
  • Diferenciar una base de datos original de una vista enlazada, para no perder información por accidente.

Dos bases de datos, una relación

Proyectos y Tareas empiezan como dos bases de datos completamente independientes. La conexión entre ellas se hace con una propiedad de tipo “Relación”: al crearla en una de las dos bases y marcar que también se muestre en la otra, cada tarea queda enlazada a su proyecto y cada proyecto muestra automáticamente la lista de sus tareas relacionadas.

Vistas enlazadas: calendario de tareas, galería de proyectos

En la página principal, una vista enlazada de Tareas en formato calendario muestra cada tarea en su fecha de entrega; una vista enlazada de Proyectos en formato galería —usando la portada de cada proyecto como imagen de la tarjeta— da acceso directo a cada uno. En la vista de calendario puedes mostrar el checkbox de estado y el proyecto al que pertenece cada tarea, para verlo todo de un vistazo.

Una plantilla que filtra las tareas de cada proyecto

Dentro de cada proyecto, una plantilla llamada “Tareas de Proyecto” —con una vista enlazada de Tareas filtrada por “Proyectos contiene este proyecto”— muestra solo las tareas relacionadas con ese proyecto en concreto. Al ser una plantilla y no una vista fija, Notion aplica el filtro automáticamente al proyecto en el que la usas: en cada proyecto nuevo basta con darle clic a esa plantilla para tener ya filtradas sus propias tareas, sin configurar nada cada vez.

Base de datos original frente a vista enlazada

Las bases de datos de Proyectos y Tareas que creaste al principio son las originales — ahí vive realmente la información. Las vistas que añades después en el dashboard (con el pequeño icono de flecha) son enlaces a esa información, no copias: si borras una de esas vistas, solo desaparece la vista, nunca los datos. Renombrar una tarea desde cualquier vista la renombra también en la base de datos original y en todas las demás vistas relacionadas, porque es la misma información mostrada de formas distintas.

Lo que acabas de construir es una versión reducida de un sistema mucho más grande. Si te interesa un gestor de proyectos y tareas ya construido, con más vistas y automatizaciones listas para usar, mira la Plantilla para Gestionar Proyectos y Tareas en Notion.