Una plantilla de base de datos es la estructura que Notion genera automáticamente cada vez que creas un elemento nuevo: un proyecto, una tarea, un gasto. Si esa plantilla predeterminada no incluye algo que necesitas, o trae cosas que no usas, se puede editar — pero hay un matiz importante que mucha gente entiende al revés y acaba confundida.

  • Identificar cuál es la plantilla predeterminada de una base de datos.
  • Editar una plantilla desde dos sitios distintos en Notion.
  • Aplicar los cambios a los elementos que ya existían antes de modificarla.
  • Entender qué información se conserva y cuál se pierde al regenerar una plantilla.

Dos formas de editar una plantilla

Puedes entrar a editar una plantilla de base de datos de dos maneras:

  • Desde la flecha junto al botón “Nuevo” de la base de datos, donde aparece la lista de plantillas disponibles.
  • Desde los tres puntos de un elemento que ya esté usando esa plantilla, seleccionando la opción para editarla.

Ambas llevan al mismo lugar: la plantilla en sí, no al elemento que la usa. Ahí puedes añadir o quitar vistas, callouts, texto o cualquier bloque que quieras que aparezca cada vez que se cree un elemento nuevo con esa plantilla.

Modificar la plantilla no actualiza lo que ya existe

Este es el punto que genera más confusión: editar y guardar los cambios en una plantilla no actualiza automáticamente los proyectos, tareas o elementos que ya se crearon antes con la versión anterior. Notion no tiene una opción para propagar el cambio a todo lo existente — solo afecta a los elementos que se creen a partir de ese momento.

Si quieres que un elemento ya existente tenga la versión nueva de la plantilla, tienes que actualizarlo manualmente: eliminar el contenido que generó la plantilla anterior dentro de ese elemento y volver a darle clic al botón de la plantilla para que se regenere con los cambios. Es un proceso manual, uno por uno — no existe un atajo para aplicarlo a todos a la vez.

Qué se pierde y qué no al regenerar una plantilla

Eliminar el contenido generado por una plantilla para regenerarlo no borra la información que vive en bases de datos relacionadas (tareas, reuniones, pagos o documentos vinculados al proyecto siguen existiendo igual). Lo que sí se pierde es cualquier contenido que hayas escrito a mano dentro de ese espacio y que no provenga de una base de datos — un texto suelto, una nota añadida directamente en la página. Antes de regenerar una plantilla en un elemento ya existente, conviene revisar si hay algo escrito manualmente que no quieras perder.

Esta misma lógica aplica a cualquier base de datos con plantillas: proyectos, tareas, gastos, ingresos, notas o documentos.

Si además quieres controlar qué se ve y qué no en cada vista de tus bases de datos, el tutorial de Filtros, Vistas y Plantillas en Bases de Datos de Notion es el complemento natural de este.