Bases de datos en Notion: la herramienta que lo cambia todo
Si los bloques son los ladrillos de Notion, las bases de datos son la arquitectura. Permiten organizar información estructurada, verla de múltiples formas y relacionarla con otra información. Dominar las bases de datos es dominar Notion.
Bases de datos integradas vs a página completa
Puedes crear una base de datos de dos maneras. La base de datos integrada (inline) vive dentro de una página junto a otro contenido: texto, imágenes, otros bloques. Es útil cuando quieres que la base de datos sea parte de un documento más amplio.
La base de datos a página completa ocupa toda la pantalla. Aparece como una página independiente en la barra lateral y es la más adecuada cuando gestionas información que necesita su propio espacio: una base de clientes, un registro de proyectos, un inventario.
Puedes cambiar entre los dos modos en cualquier momento: una base de datos integrada se puede abrir como página completa y viceversa.
Cuidado al eliminar: si eliminas una base de datos integrada (la original, no una vista enlazada), pierdes toda la información de forma permanente. Es fácil hacerlo sin querer porque visualmente parece “solo una vista más”. En cambio, eliminar una vista enlazada es completamente seguro: la base de datos original y sus datos permanecen intactos. Por eso conviene tener la base de datos original como página completa o externa, y mostrarla en el resto de páginas mediante vistas enlazadas.
Los 6 tipos de vista
Una de las ventajas de las bases de datos de Notion es que la misma información se puede visualizar de seis formas distintas, dependiendo de lo que necesites ver:
- Tabla: la vista clásica, similar a una hoja de cálculo. Muestra todas las propiedades en columnas. Ideal para revisar y editar datos.
- Tablero (Kanban): organiza las entradas en columnas basadas en una propiedad de selección (por ejemplo: estado o categoría). Muy útil para gestionar flujos de trabajo.
- Línea de tiempo (Timeline): visualiza las entradas en una escala de tiempo horizontal según fechas de inicio y fin. Ideal para planificación de proyectos.
- Calendario: muestra las entradas en un calendario mensual o semanal según una propiedad de fecha. Útil para planificación editorial o seguimiento de fechas.
- Lista: la vista más compacta. Muestra solo el nombre y las propiedades que elijas. Buena para listas largas donde el espacio importa.
- Galería: muestra las entradas como tarjetas visuales, con opción de mostrar una imagen de portada. Ideal para portfolios, colecciones o cualquier contenido visual.
Puedes tener tantas vistas como necesites de la misma base de datos, cada una con su propio nombre, filtros y orden.
Los tipos de propiedades
Las propiedades son los campos que definen la estructura de cada entrada en una base de datos. Hay muchos tipos:
- Texto: para notas o descripciones en texto libre
- Número: con opciones de formato (entero, decimal, moneda, porcentaje)
- Selección: elige una opción de una lista predefinida (con color)
- Selección múltiple: elige varias opciones de una lista (etiquetas)
- Estado: propiedad especial con estados agrupados en pendiente, en curso y completado
- Fecha: con opción de incluir hora y rango de fechas
- Persona: asigna uno o varios miembros del espacio de trabajo
- Archivos y medios: adjunta imágenes, documentos u otros archivos
- Casilla de verificación: un sí o no, verdadero o falso
- URL: para guardar enlaces
- Email y Teléfono: con formato específico y acceso rápido
- Fórmula: calcula valores a partir de otras propiedades
- Relación: conecta esta base de datos con otra
- Rollup: muestra información de una base de datos relacionada
- Fecha de creación, Creado por, Última edición, Editado por: propiedades automáticas
- ID: identificador numérico único y autoincrementable
- Conexiones externas: vincula con servicios como GitHub o Jira
Vistas enlazadas
Además de crear vistas nuevas dentro de la misma base de datos, puedes crear vistas enlazadas en otras páginas. Una vista enlazada muestra la misma base de datos (con los mismos datos), pero con filtros y ajustes propios de esa vista. Cambiar los datos en una vista enlazada los cambia también en la base de datos original.
Esto es especialmente útil para crear dashboards: tienes una base de datos central de tareas y la muestras en diferentes páginas con diferentes filtros según el contexto (tareas de hoy, tareas por proyecto, tareas por persona).