Rollups en Notion: agregar información entre bases de datos
Los rollups son una extensión natural de las relaciones. Si las relaciones conectan bases de datos, los rollups extraen información de esas conexiones y la muestran como un valor calculado. Son la función que hace que un sistema de bases de datos relacionadas sea verdaderamente útil.
Qué es un rollup y por qué necesita una relación
Un rollup no puede existir sin una relación previa. Para crear un rollup, primero necesitas tener una propiedad de relación en tu base de datos. El rollup toma los valores de una propiedad concreta de la base de datos relacionada y los agrega de alguna forma: los cuenta, los suma, los promedia o simplemente los muestra.
Ejemplo práctico: si tienes proyectos relacionados con tareas, puedes crear un rollup en proyectos que cuente cuántas tareas hay en cada proyecto. O un rollup que cuente cuántas tareas están marcadas como terminadas.
Cómo se configura un rollup
Cuando añades una propiedad de tipo rollup, Notion te pide tres cosas:
- ¿De qué relación?: elige cuál de las propiedades de relación de tu base de datos quieres usar.
- ¿Qué propiedad?: de la base de datos relacionada, elige la propiedad cuyos valores quieres agregar (nombre, fecha, casilla terminada, número de gastos…).
- ¿Qué cálculo?: cómo quieres agregar esos valores.
Los tipos de cálculo disponibles
Los cálculos disponibles cambian según el tipo de propiedad que hayas elegido:
- Para propiedades numéricas: suma, promedio, mínimo, máximo, rango, contar todo, contar valores, contar vacíos, porcentaje de vacíos
- Para casillas de verificación: contar marcadas, contar sin marcar, porcentaje de marcadas, porcentaje de sin marcar
- Para texto, fechas y personas: mostrar original (muestra los valores tal cual), contar todos, contar únicos, contar vacíos, contar no vacíos
Qué no puede hacer un rollup
Hay una limitación importante: no puedes hacer un rollup de otro rollup. Si en la base de datos relacionada tienes un valor que es ya un rollup, no puedes traer ese valor mediante otro rollup. Esto obliga a pensar bien la estructura de las bases de datos cuando construyes sistemas complejos.
Casos de uso prácticos
Con los rollups puedes responder preguntas como:
- ¿Cuántas tareas tiene cada proyecto?
- ¿Qué porcentaje de tareas están completadas?
- ¿Cuánto se ha gastado en total en cada cliente?
- ¿Cuántos clientes hay en cada país?
- ¿Cuál es la fecha de entrega más próxima entre todas las tareas de un proyecto?
Estos datos se calculan de forma automática y se actualizan en tiempo real cuando cambias la información en las bases de datos relacionadas.