Exportar e importar en Notion: mover datos dentro y fuera de la herramienta
Notion no es una isla. Puedes traer información desde otras herramientas y puedes sacar tu contenido en distintos formatos. Este módulo cubre las dos direcciones.
Importar contenido a Notion
Para importar, accedes a la opción “Importar” en la barra lateral izquierda (en la sección inferior). Notion acepta varios formatos de entrada:
- CSV: ideal para bases de datos exportadas de Excel, Google Sheets u otras herramientas. Cada columna del CSV se convierte en una propiedad de la base de datos de Notion.
- Word (.docx): documentos de texto que se convierten en páginas de Notion.
- HTML y Markdown: para páginas exportadas de otros sistemas.
- Aplicaciones: Notion tiene importadores específicos para Evernote, Trello y otras herramientas.
Nueva base de datos vs fusionar
Al importar un CSV, Notion ofrece dos opciones:
- Nueva base de datos: crea una base de datos nueva con el contenido del CSV. Es la opción recomendada en la mayoría de casos porque el resultado es predecible.
- Fusionar (merge): intenta combinar el CSV con una base de datos existente. El problema de esta opción es que el orden de las columnas puede desordenarse y la correspondencia entre columnas no siempre es correcta.
La recomendación general es importar siempre como nueva base de datos y luego ajustar manualmente lo que sea necesario.
Pegar desde hojas de cálculo
Una alternativa rápida al proceso de importación formal es copiar y pegar directamente desde una hoja de cálculo. Hay una diferencia importante:
- Google Sheets: pegar en Notion funciona bien. Los datos se interpretan correctamente y se crea una base de datos o una tabla simple según el contexto.
- Excel: la compatibilidad es menor. El problema real es que Excel añade espacios en blanco antes y después de cada celda de texto, y esos espacios se pegan también en Notion. No es un problema de fechas o de formato numérico, sino de texto “sucio” con espacios extra que conviene revisar después de pegar.
Hay un límite de 100 filas por pegado. Si tienes más de 100 filas, necesitas dividirlo en varios tramos de 100 — y en cada tramo tienes que mantener exactamente el mismo número y orden de columnas que en el primero, porque Notion empareja las columnas por posición, no por nombre. Si te falta o sobra una columna en un tramo, el contenido se desplaza y se mezcla con la columna de al lado.
Exportar bases de datos
Para exportar el contenido de una base de datos, la mejor opción es hacerlo desde la vista a página completa (no desde una vista integrada). Desde el menú de tres puntos de la base de datos, puedes exportar en:
- Markdown + CSV: exporta cada entrada como un archivo Markdown y la base de datos como un CSV. Es el formato más completo para archivar o migrar.
- PDF: exporta la vista actual de la base de datos como un documento PDF.
Exportar páginas como PDF
Para exportar una página de Notion en PDF de la mejor calidad posible, la recomendación es usar la función de imprimir del navegador (Archivo → Imprimir → Guardar como PDF). El resultado suele ser superior al que ofrece la exportación directa de Notion, especialmente en cuanto a márgenes y tipografía.