Filtros y ordenado en Notion: ver lo que necesitas cuando lo necesitas
Una base de datos de Notion puede contener cientos de entradas. Sin filtros, tendrías que revisar todo cada vez. Con filtros bien configurados, cada vista te muestra exactamente lo que es relevante en ese contexto.
Cómo funcionan los filtros
Los filtros se aplican a las vistas de una base de datos. Para añadir un filtro, vas al menú de la vista (o al botón de filtro en la barra superior) y eliges por qué propiedad quieres filtrar.
Notion ofrece diferentes operadores según el tipo de propiedad:
- Texto: contiene, no contiene, es igual a, empieza por, termina por, está vacío, no está vacío
- Número: es igual, es mayor que, es menor que, es mayor o igual, es menor o igual, está vacío
- Selección y selección múltiple: es, no es, está vacío, no está vacío
- Casilla de verificación: está marcada, no está marcada
- Fecha: es, es antes de, es después de, está en el último mes, está en la próxima semana, es hoy, está vacío
- Persona: es, no es, está vacío
Combinar múltiples filtros
Puedes combinar varios filtros en una misma vista. Notion permite combinarlos con las condiciones “Y” (todas las condiciones deben cumplirse) y “O” (basta con que se cumpla alguna). Esto permite filtros como “tareas pendientes de esta semana asignadas a mí” combinando tres propiedades diferentes.
Guardar filtros en una vista
Cuando aplicas un filtro en una vista que está compartida con otras personas, Notion muestra un botón “Guardar para todos”. Si no le das clic, el filtro solo se aplica en tu sesión actual — cada persona que abra esa vista verá algo distinto, porque el filtro no quedó guardado. Si quieres que todos vean siempre la misma vista filtrada, tienes que pulsar explícitamente ese botón.
Si quieres tener varias perspectivas de la misma base de datos, duplicas la vista y aplicas filtros distintos a cada copia.
Ejemplo práctico: tienes una base de datos de tareas. Duplicas la vista principal y creas variantes como “Tareas semanales” (filtradas por fecha de esta semana), “Tareas terminadas” (filtradas por casilla marcada) y “Tareas urgentes” (filtradas por prioridad alta). Cada una muestra los mismos datos pero desde una perspectiva distinta.
Ordenado
El ordenado funciona de forma complementaria a los filtros. Puedes ordenar por cualquier propiedad, de forma ascendente o descendente. Es especialmente útil con fechas (tareas más próximas primero) o con prioridades (más alta primero).
Puedes combinar ordenado con filtros: filtrar por estado “pendiente” y ordenar por fecha de entrega ascendente te da una lista de lo que tienes que hacer primero.
Filtros autorreferenciables
Una funcionalidad avanzada que se verá en el módulo de plantillas es la posibilidad de crear filtros que hacen referencia a la propia página actual. Esto permite, por ejemplo, que una plantilla de proyecto muestre solo las tareas de ese proyecto concreto, de forma dinámica.