Plantillas en bases de datos de Notion: cómo estandarizar tus entradas
Crear una entrada en una base de datos de Notion siempre empieza en blanco. Las propiedades están vacías, el cuerpo de la página no tiene nada. Las plantillas de bases de datos cambian eso: te permiten definir un modelo que se aplica automáticamente al crear una nueva entrada.
Qué es una plantilla de base de datos
Una plantilla de base de datos es un modelo de entrada que contiene propiedades predefinidas y contenido estructurado en el cuerpo de la página. Cuando usas una plantilla para crear una nueva entrada, esa entrada parte con todo lo que hayas definido en el modelo: propiedades con valores ya seleccionados, secciones de texto, vistas enlazadas, bloques y lo que necesites.
Es importante distinguirlas de las plantillas de páginas normales: las plantillas de bases de datos son internas a la base de datos, viven dentro de ella y están disponibles desde el botón de nueva entrada.
Cómo crear una plantilla
Para crear una plantilla en una base de datos, accedes al menú desplegable del botón de nueva entrada (la pequeña flecha junto al botón). Ahí puedes crear una plantilla nueva. Notion abre una página de edición donde puedes:
- Definir un nombre para la plantilla
- Establecer valores para las propiedades (estado, etiquetas, prioridad, fecha…)
- Añadir contenido estructurado al cuerpo de la página (encabezados, listas, secciones, vistas)
Cuando alguien use esa plantilla para crear una entrada, recibirá una copia exacta de todo lo que hayas definido.
Filtros autorreferenciables: la clave de las plantillas avanzadas
El poder real de las plantillas de bases de datos aparece cuando combinas vistas enlazadas con filtros autorreferenciables. Puedes añadir dentro de la plantilla una vista enlazada de otra base de datos (por ejemplo, tareas) y filtrarla para que muestre solo los registros relacionados con la página actual.
Esto funciona porque Notion permite filtrar por “la página actual” como valor del filtro. Cuando se crea una nueva entrada desde la plantilla, esa vista enlazada ya tiene configurado el filtro para mostrar solo las tareas de ese proyecto concreto.
El resultado: cada entrada de la base de datos tiene automáticamente una sección de tareas que muestra solo sus propias tareas. Sin configuración manual por cada entrada nueva.
Un detalle importante: cualquier elemento nuevo que crees dentro de una vista filtrada —incluida la vista enlazada generada por la plantilla— hereda automáticamente esos mismos filtros. Si creas una tarea nueva desde dentro de esa vista, Notion le aplica las mismas condiciones que tiene la vista, así que aparece correctamente clasificada sin que tengas que configurar nada a mano.
Plantilla predeterminada
Puedes marcar una plantilla como predeterminada. Cuando está activa, cada vez que hagas clic en el botón de nueva entrada se aplica esa plantilla automáticamente, sin tener que elegirla del desplegable. Es útil cuando el 90% de las entradas nuevas deben seguir el mismo modelo.
Varias plantillas por base de datos
Una base de datos puede tener múltiples plantillas. Puedes tener una plantilla para “nuevo cliente activo”, otra para “cliente potencial” y otra para “cliente inactivo”, cada una con sus propiedades y secciones distintas. El usuario elige cuál aplicar al crear la entrada.
Editar una plantilla sin afectar las entradas existentes
Al editar el contenido de una plantilla, los cambios afectan solo a las entradas futuras que se creen con esa plantilla. Las entradas ya creadas no se modifican. Esto es diferente a editar una entrada: si abres la plantilla para editarla (no una entrada), puedes cambiar el modelo para todo lo que venga después sin tocar lo ya creado.