Permisos y usuarios en Notion: compartir sin sorpresas
Compartir en Notion parece sencillo, pero tiene matices importantes. Este módulo los cubre todos: desde publicar una página pública hasta invitar a colaboradores con control de acceso detallado, pasando por la advertencia más importante de todo el curso.
Publicar a la web
Notion permite publicar cualquier página como una URL pública accesible sin cuenta. Desde el menú “Compartir” de cualquier página, activas la opción “Publicar en la web” y Notion genera una URL que cualquier persona puede visitar.
Las subpáginas también se publican automáticamente cuando publicas la página padre. Puedes personalizar la URL con un nombre propio si tienes un plan de pago.
Esta opción es útil para compartir documentos con clientes que no tienen Notion, o para publicar contenido sin necesitar un CMS.
Compartir con personas concretas
Para dar acceso específico a usuarios, introduces su email en el mismo panel de compartir. Notion te permite elegir el nivel de permiso para cada persona:
- Ver: puede leer la página pero no modificarla ni comentarla
- Ver y comentar: puede leer y añadir comentarios
- Editar: puede modificar el contenido de la página
- Editar y compartir: puede modificar el contenido e invitar a otras personas
- Acceso completo: tiene todos los permisos incluyendo cambiar permisos, duplicar y eliminar
El permiso se aplica a la página compartida y a todas sus subpáginas. Para compartir solo una subpágina sin dar acceso al resto, debes compartir específicamente esa subpágina.
La advertencia crítica: nunca “Añadir al espacio de trabajo”
Cuando tú invitas a alguien por email a una página de Notion, después de enviar la invitación aparece una ventana que pregunta “¿Quieres añadir esta persona al espacio de trabajo?”. Este botón tiene consecuencias económicas importantes para ti, no para la persona invitada: si le das clic, tu cuenta personal se convierte automáticamente en un espacio de trabajo de equipo, se limita a 1.000 bloques, y empiezas a pagar por usuario cada mes — por ti y por cada persona que añadas así.
Esa ventana parece una simple confirmación (“sí, quiero añadir a esta persona”), pero la persona ya tiene acceso a la página en ese punto. No necesitas darle a ese botón para nada. La opción correcta es pulsar “Saltar” y continuar: la invitación a la página ya se envió igualmente.
Esto afecta sobre todo a cuentas personales gratuitas, donde mucha gente le da clic sin darse cuenta y se sorprende después con una factura de cientos de euros.
Compartir vistas enlazadas
Las vistas enlazadas de una base de datos no heredan automáticamente los permisos de la base de datos original. Si compartes una página que contiene una vista enlazada, la persona también necesita acceso a la base de datos original para poder verla. Esto significa que en algunos casos tendrás que compartir las dos cosas por separado.
Limitaciones: sin permisos por fila
Notion no permite controlar el acceso a filas individuales dentro de una base de datos. Si das a alguien acceso de lectura a una base de datos, puede ver todas las entradas. No existe una opción nativa para que el usuario A vea solo sus filas y el usuario B vea solo las suyas.
Esto es una limitación real para casos de uso como portales de clientes donde cada cliente debería ver solo sus datos. La solución habitual es crear bases de datos separadas por cliente o usar herramientas externas para ese tipo de control granular.
Plan gratuito vs Plus
El número de invitados externos que puedes añadir depende del plan:
- Plan gratuito: hasta 10 invitados externos (personas que no son miembros del espacio de trabajo)
- Plan Plus: hasta 100 invitados externos
Los miembros del espacio de trabajo son distintos a los invitados: los miembros tienen acceso total y se pagan por usuario en los planes de equipo.